Como manter a calma no gerenciamento de projetos

Vamos enfrentá-lo – a pressão é parte integrante do gerenciamento de projetos. Seja navegando em escopos e orçamentos ambiciosos ou marcando cronogramas, manter a calma sob pressão se torna um superpoder. Mas como você permanece zen quando as coisas esquentam?

Aqui está minha opinião sobre como manter o foco e a serenidade durante o gerenciamento de crises:

Reúna dados como um detetive

Antes de resolver qualquer problema, você precisa descobrir as pistas certas. O gerenciamento eficaz de crises começa com a coleta de dados. Por exemplo, durante nossa implementação do Dynamics 365, realizamos uma avaliação de integridade no meio do projeto com a equipe. Identificar e analisar as principais áreas de preocupação esclareceu onde concentrar nossos esforços. Pense nisso como apontar uma lanterna para cantos escuros – depois de ver o quadro geral, as prioridades se encaixam e você pode tomar a ação certa.

Planeje como um mestre estrategista

Com dados sólidos em mãos, o próximo passo é traçar um caminho claro para o sucesso. A criação de uma sequência de tarefas críticas permitiu que todos entendessem o que realmente importava. A beleza desse processo? Não foi feito isoladamente. Nossa equipe trabalhou em conjunto, expressando preocupações e sugerindo melhorias. Essa abordagem colaborativa não apenas simplificou a solução de problemas, mas também fortaleceu a confiança e a camaradagem. Isso transformou um momento potencialmente estressante em uma experiência de união.

Comunique-se de forma transparente e antecipada

Assim que seu plano estiver pronto, a comunicação se torna fundamental. Manter as partes interessadas – usuários finais, patrocinadores do projeto e todos os demais – informados é vital. A transparência é sua melhor aliada, especialmente quando a situação parece instável. Uma das minhas citações favoritas é:

Más notícias não são como um bom vinho; não melhora com o tempo.

Então, compartilhe as notícias difíceis com antecedência. Quanto mais cedo você trouxer os riscos à tona, mais rápido poderá resolvê-los. Outro princípio que prezo é:

Clareza é bondade.

Mantenha suas mensagens simples, concisas e livres de jargões. Em tempos estressantes, as pessoas apreciam a comunicação fácil de entender.

Seja a maior líder de torcida do seu time

Em situações de alta pressão, o moral da equipe pode fazer ou quebrar um projeto. Verificar os níveis de estresse de sua equipe, ouvir suas preocupações e oferecer suporte foi fundamental para o sucesso do nosso go-live. Cada indivíduo responde aos desafios de maneira diferente – alguns prosperam sob pressão, enquanto outros podem ter dificuldades. Ao entender essas dinâmicas e promover um ambiente de apoio, você cria um espaço onde todos sabem que você os protege. E não se esqueça de se divertir um pouco ao longo do caminho – uma risada pode fazer maravilhas para manter a equipe motivada e afiada!

Check-ins regulares: monitorando o pulso

Durante as fases mais intensas – ensaios gerais, transição e go-live – realizamos check-ins diários. Estes foram essenciais para manter uma comunicação clara, monitorar o progresso e fazer os ajustes necessários. Muitas vezes tivemos que girar e ajustar nossos planos, e tudo bem. A flexibilidade se tornou nossa arma secreta, ajudando-nos a permanecer no caminho certo e alcançar nossos objetivos, apesar das mudanças inevitáveis que acompanham um projeto ao vivo.

Reflita, aprenda e melhore

Após o go-live, entramos em uma fase HyperCare de dois meses, durante a qual dedicamos um tempo para refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou. O objetivo não era apenas resolver problemas imediatos, mas aprender e melhorar para projetos futuros. Cada desafio forneceu uma lição e incorporar essas lições em nossos processos ajudou a construir uma equipe mais forte e resiliente.

Considerações Finais

Essas estratégias me ajudaram a navegar nas temporadas mais tempestuosas do gerenciamento de projetos. Lembre-se, momentos difíceis costumam ser as melhores oportunidades de crescimento. Manter a calma sob pressão, promover uma equipe de apoio e aprender com cada experiência irá equipá-lo para lidar com o que vier a seguir. E enquanto você está nisso, não se esqueça de respirar, rir e aproveitar a jornada!

– Zsofia

#GroundProbe #ProjectManagement #LeadershipTips #CrisisManagement #TeamSuccess

Quem: Equipe do GroundProbe Dynamics 365 Onde: Brisbane, Australia Quando: maio de 2024