Creando y manteniendo una estrategia de mejora continua (MC) exitosa

  Gerente Senior de Calidad y Mejora Continua de GroundProbe Neil Cordon

Comparto mis ideas acerca de los principios fundamentales para crear y mantener una estrategia de Mejora Continua (MC) exitosa.

Los siguientes consejos se basan en mi experiencia laboral en GroundProbe y en mis 12 años como profesional “lean”. Algunos han llegado a partir de lecciones personales duramente aprendidas, mientras que otros son el resultado de mejores prácticas de benchmarking para ahorrarse disgustos. La comunidad de MC apoya el benchmarking, así que mi primera recomendación es salir y ver cómo los demás han logrado el éxito.

A lo largo de los años, he visitado muchas organizaciones grandes que han creado sistemas de MC multicapa y multidimensionales. Desafortunadamente, la mayoría de ellos complica las cosas, especialmente durante períodos largos, ya que añaden capas a los sistemas y procesos. Aunque pudieran resultar impresionantes, lamentablemente estos terminan perdiendo de vista la intención inicial con el tiempo, haciendo las cosas incomprensibles para los principiantes (por ejemplo, las nuevas incorporaciones). A medida que ganaba experiencia creando un recorrido de MC para mi equipo aquí en GroundProbe, aprendí la importancia de simplificar el mensaje de MC y de permanecer fiel a la intención inicial. Para mí, como gerente de equipo, existen tres ingredientes clave:

1. Escuchar y liderar. Escuche a su equipo y luego lidere desde el frente, sabiendo que una dinámica de equipo bien manejada puede tener mejores resultados que la suma de sus partes
2. Desarrolle una cultura de líderes como ‘servidores del equipo’
3. Tiempo y recursos: Entienda que desarrollar y aportar grandes ideas lleva tiempo.

Exploremos esto más detalladamente:

Escuchar Y Liderar

Su equipo conoce el trabajo mejor que nadie. Escuche sus ideas

Sin el aporte del equipo, usted no tiene un sistema de MC. Las ideas de mejora deben provenir de aquellos que se verán afectados o de los que hacen el trabajo. Ellos saben, por intuición, lo que está mal a partir de los puntos débiles y frustraciones del día. Hacer oír su voz y convertir la angustia en oportunidad es la chispa que enciende la máquina de la MC. Añadir demasiados detalles a los tableros visuales y al seguimiento del rendimiento puede quitarle la diversión a la mejora hacer que el sistema se vuelva impenetrable para aquellos que se estén incorporando al recorrido.

Su equipo debe sentir que puede expresarse libremente e intentar ideas, sin miedo a ser juzgado o a fracasar

Para promover y recompensar nuevas ideas, considere incluir la MC en su revisión entre compañeros, así como recompensar por desarrollar el concepto más que por el éxito de la idea (PDCA, siglas en inglés de Planificar-Hacer-Revisar-Actuar). El proceso PDCA asegura que el aprendizaje (a menudo a través del fracaso) se incorpore a la experiencia, construyendo gradualmente la confianza personal para asumir riesgos y saber qué funciona y qué no. ¿Cuántas ideas conoce que hayan funcionado la primera vez? El estímulo genera resiliencia.

A todos nos motivan, principalmente, las cosas que nos beneficiarán

Esto no significa que seamos egoístas. Nos apasionan las cosas que son más significativas para nosotros. A menudo, estos son puntos débiles y frustraciones, especialmente al inicio del recorrido de un equipo de MC. Nadie quiere tener un mal día en el trabajo. A todos nos encanta la sensación de que las cosas van bien y que hemos ayudado a nuestros compañeros a tener éxito. El reconocimiento grupal se siente bien. En definitiva, es el combustible que genera la mejora. La jerarquía de necesidades de Maslow explica el recorrido de las necesidades básicas humanas: supervivencia, un sentido de conexión, respeto, autoestima, reconocimiento y libertad para la autorrealización (el deseo de ser lo mejor que uno puede ser). Si superponemos esto a la forma de motivar a los equipos para trabajar juntos en la mejora, tenemos una receta probada para el éxito. He aquí un punto en el que podríamos hacer esto muy complejo o muy simple. Muchos sistemas de MC definen los comportamientos esperados como varios niveles de madurez de forma bastante detallada. Todo el mundo desarrollará estas conductas de forma natural si incluimos nuestros valores en nuestros procesos de MC.

Alinear sus procesos de MC con sus valores de negocio

No se preocupe por conductas específicas. Puede controlarlas como una medida de madurez más adelante. Pero asegúrese de que su mensaje del proceso de MC es consistente con los valores del negocio y está enfocado en las personas. Luego, se dispondrá de los impulsores culturales para hacer crecer a los equipos.

Ejemplos de GroundProbe:

• La seguridad siempre es nuestra prioridad: cualquier idea sobre seguridad mejorada tiene prioridad sobre las demás
• Juntos logramos el éxito: el compromiso de nuestro equipo, la colaboración con las ideas y el esquema de recompensas/reconocimiento están todos a nivel del equipo, no a un nivel individual (como en un equipo deportivo)
• Respetar y valorar a todos: solo se permite la crítica constructiva cuando un miembro del equipo presenta su idea para su revisión entre compañeros. El ridículo y otros comportamientos irrespetuosos de este tipo van en contra de nuestros valores. Ofrecemos un espacio seguro para todos. Sin excepción
• Integridad: todos somos responsables del mismo nivel de participación y contribución y, por lo tanto, podemos celebrar la recompensa por igual
• Excelencia: podemos acordar que cada uno se comprometa con el 5% de su semana (alrededor de 2 horas) con ideas de MC con el apoyo de la gerencia senior para la obtención de recursos y planificación de la capacidad.

Soporte

La MC solo funciona con apoyo de los líderes, una verdad fundamenta comprobada muchas veces. Los negocios necesitan que su equipo de líderes esté alineado con su estrategia de MC. Además, un equipo atareado de líderes, sin experiencia en las enseñanzas ‘lean’ probablemente necesite orientación y capacitación en cuanto a los principios clave de MC.

Para lograr el éxito, los líderes deben:

Establecer la visión y dirección antes de proveer los recursos necesarios

Aportar visión y dirección puede significar cualquier cosa, desde apoyo moral hasta tiempo, dinero y recursos. Creo que los líderes deberían ‘atender las necesidades de su equipo’, a veces un concepto poco conocido en algunos círculos de gerencia, pero será difícil sostener su recorrido de MC si no asume esto de forma correcta.

Experimente su realidad cotidiana

‘Gemba Walks’ es una estrategia de soporte de liderazgo para que los gerentes experimenten los problemas que afrontan los miembros de su equipo diariamente. También ayuda a brindar oportunidades de coaching para que los líderes modelen de forma más fácil y consistente las conductas que la organización busca recompensar. El efecto de una mala interacción en un Gemba Walk puede ser desastroso y de larga duración. De nuevo, evite auditorías, medidas, horarios, gráficos y reportes complicados. Para comenzar, una guía sencilla para el lenguaje apropiado suele ser suficiente. Ejemplos:

• ¿Podría explicarme “x”?
• ¿Qué recomienda hacer para resolver esto y cómo puedo ayudar?
• ¿Cómo sabrán otros qué hacer si usted se toma un día libre?
• ¿Con cuál equipo/persona piensa que debo hablar para que eso suceda?

Para asumir su responsabilidad, los líderes deben preguntarse:

• ¿Qué nos hace falta?
• ¿Cómo podemos apoyar la colaboración interfuncional?
• ¿Hay algún sufrimiento en el lugar de trabajo que podríamos reducir o eliminar?

Tiempo Y Recursos

Necesitamos ofrecer tiempo, capacitación y las herramientas adecuadas para visualizar oportunidades y trabajar en los puntos débiles, frustraciones y problemas complejos.

Crear una organización de aprendizaje

Ofrecer capacitación específica empleando las herramientas adecuadas en el momento adecuado es clave para crear resiliencia y excelencia en su organización. Su equipo aprenderá haciendo y, a su vez, podrán enseñar a otros cómo usar esas herramientas. Esto es mucho más poderoso que simplemente medir la madurez según los módulos de capacitación completados.

La mejora es parte del trabajo, no una actividad añadida

El liderazgo debe apoyar a los empleados para que se aparten del proceso y trabajen en la MC. Por muy perjudicial que esto pueda resultar para la productividad a corto plazo, recuerde que acordamos dedicar el 5% de nuestra semana a trabajar en la mejora del otro 95%. Usted creará capacidad adicional y reducirá costos. Recuerde, mantenga la simplicidad y la coherencia.

– Neil

En GroundProbe, somos un equipo global de innovadores reconocidos por superar los límites y revolucionar la industria con tecnologías de vanguardia, pensamiento pionero y soluciones digitales innovadoras que desempeñan un papel crucial en la protección de vidas humanas y bienes.